יש הרבה סיבות להיות אופטימיים לגבי מצב ענף האירועים. 2022 ראתה את התעוררותם של אירועים אישיים, בעוד שהדיגיטציה הגוברת של אירועים הציעה הזדמנויות חדשות ומרגשות לשפר ולהרחיב את מעורבות המשתתפים.
מצד שני, התעוררו כמה אתגרים, לא פחות מההשפעה של עליית האינפלציה והמחסור המתמשך בכוח אדם בכל הלוח. למרות זאת, הביקוש לאירועים נותר גבוה וממשיך לגדול.
כשאנחנו מסתכלים קדימה לשנת 2023, הנה תשע המגמות המובילות – וכיצד הן ישפיעו על הפגישות והאירועים שלך.
1. התמקדות אינטנסיבית על חיסכון בעלויות ויעילות
עלייה באינפלציה, בשילוב עם ביקוש גבוה ועלויות אירוע מוגברות, יגרום לכך שארגונים יצטרכו להגדיל את הוצאות האירועים שלהם. דוח CWT משנת 2022 העריך את העלות למשתתף עבור פגישות ואירועים גבוה ב-25% מאשר ב-2019, כאשר זה אמור לעלות בעוד 7% ב-2023.
עם מיתון פוטנציאלי בפתח, עסקים יתמקדו מאוד בחיסכון בעלויות ובמציאת יעילות בכל תוכניות האירועים שלהם. הצורך לשלוט בעלויות גם ישים דגש גדול יותר על מארגני אירועים כדי להוכיח את החזר ה-ROI של האירועים, שכן זה הופך להיות יותר ויותר קריטי להדגים את ההשפעה והערך העסקי של אירועים.
טיפ עליון: קבל נראות בכל הפגישות והאירועים שלך כדי לזהות היכן ניתן למצוא יעילות ולהפחית עלויות. צור תהליכים סטנדרטיים והשתמש בטכנולוגיה כדי לעזור לאוטומציה של משימות ידניות ולהוזיל את עלויות האירוע שלך.
2. מירוץ למרחב איכותי
אירועים אישיים לא רק חוזרים, הם משגשגים. אבל החזרה לאירועים אישיים מתרחשת מהר יותר ובנפח גדול מהצפוי. כתוצאה מכך, הזינוק בביקוש למקומות אומר שיש תחרות גדולה יותר על שטחי אירועים פנויים.
עלויות המקומות הגדלות והמחסור המתמשך בכוח אדם המשפיע על המקומות מסבכים גם את החיפוש אחר מקומות מתאימים ואיכותיים. בשנת 2023, תכנון מוקדם למצוא את המקומות הנכונים ו מיתוג אירועים לאירועים שלך יהיה מכריע.
טיפ מוביל: סקור את תהליך המקור של המקום שלך. שקול להשתמש בכלי מיקור מקומות כדי לבצע אוטומציה ולהאיץ את התהליך של מציאת מקום מתאים.
3. אירועים אישיים מאמצים אלמנטים דיגיטליים
אירועים שלאחר המגפה הפכו לדיגיטליים. הציר הפתאומי לאירועים וירטואליים במהלך המגיפה האיץ מאוד את הדיגיטציה של אירועים, ומשמעות הדבר היא שבעתיד, אירועים אישיים יהיו שונים מאוד משנת 2019.
בשנת 2023, אירועים אישיים יכללו יותר נקודות מגע דיגיטליות, הנתמכות על ידי טכנולוגיה. זה יאפשר למשווקים ולמתכננים של אירועים ללכוד תובנות חשובות יותר על התנהגות ותחומי עניין של המשתתפים כדי לבנות חוויות אישיות יותר של משתתפים.
נקודות מגע דיגיטליות נוספות מציעות גם את ההזדמנות להרחיב את המעורבות באירוע שלך מעבר לתאריכי ההתחלה והסיום המסורתיים שלו, כך שתוכל ליצור מעורבות משתתפים תמיד לאורך כל השנה.
טיפ עליון: תכנן לשלב אלמנטים דיגיטליים באירועים האישיים שלך כדי לשפר ולמדוד את מעורבות המשתתפים לפני, במהלך ואחרי האירוע שלך. הנה כמה מהאסטרטגיות הטובות ביותר של ניהול אירועים שתוכלו להשתמש בהן.
4. עוד תוכניות אירועים מחוברים
בשנה הקרובה ארגונים יתמקדו במתן אסטרטגיית אירועים מרובת פורמטים. נוסחה מנצחת תהיה שימוש בשילוב אסטרטגי של פורמטים של אירועים אישיים, וירטואליים והיברידיים כדי למשוך קהלים באופן מתמיד.
איך זה יכול להיראות? הודות ליכולתם לספק מעורבות עמוקה יותר, אירועים אישיים יהיו הליבה של תוכנית אירוע. עם זאת, אירועים וירטואליים ישמשו כרקמת החיבור בין אותן חוויות פנים אל פנים, ויספקו הזדמנויות למותגים לעסוק בקהלים מקוונים באמצעות ייעוד מחדש של תוכן אירועים.
ביסוד אסטרטגיה זו יהיה השימוש בתוכן משכנע, במיוחד וידאו. עם קהל המעוניין לצרוך תוכן וידאו לפי דרישה, יש הזדמנות מרגשת עבור צוותי אירועים ושיווק לשתף פעולה כדי ליישם מחדש ולהפיץ תוכן אירועים לפני, במהלך ואחרי האירוע כדי למקסם את המעורבות.
טיפ עליון: התיאבון לווידאו לפי דרישה אומר שאתה יכול למזג תוכן אירועים עם ערוצי שיווק דיגיטליים אחרים. כמו כן, שקול ליצור מרכז תוכן לפי דרישה שבו המשתתפים יכולים לגשת להפעלות דוברים ותוכן בלעדי אחר מהאירוע שלך.
5. שימוש אסטרטגי נוסף בנתוני אירועים
מארגני אירועים יכולים ללכוד יותר תובנות נתונים מאי פעם, הודות לדיגיטציה.
שפע הנתונים הזמינים של אירועים פירושו שמשווקי ומתכנני אירועים יכולים לקבל תובנות מעמיקות יותר כדי לשפר את חוויות המשתתפים ולהגביר את המעורבות. אילו מפגשים/תוכן הדהדו הכי הרבה בקרב המשתתפים? האם האירוע הוביל להזדמנויות מכירה חדשות? אלו רק חלק מהשאלות שנתוני אירועים יכולים לענות עליהן.
שימוש אסטרטגי בנתוני אירועים יסייע גם למארגני אירועים לתרגם את ההשפעה של האירועים שלהם לתוצאות ניתנות לכימות ומדידות שניתן לשתף עם בעלי עניין ומקבלי החלטות.
טיפ עליון: כדי להיות מסוגל ללכוד את הנתונים הנכונים, אתה צריך את הכלים הנכונים. ודא שיש לך את הטכנולוגיה הנכונה כדי לראות מדדי מפתח וליידע תכנון אירועים עתידיים.
6. אירועים פנימיים נכנסים לאור הזרקורים
המגיפה שינתה את אופן העבודה שלנו – והיברידית כאן כדי להישאר. כמעט מחצית מכל הארגונים אימצו עבודה היברידית או מרחוק, על פי תחזית הפגישות והאירועים העולמית של Amex 2023.
אבל עם כוח עבודה מבוזר מגיעים אתגרים חדשים. חיבור, הכשרה והנעת עובדים מבוזרים יהפכו חיוניים לשמירה על תרבות חברה חזקה. ומכיוון שעובדים רבים מצפים כעת להיברידית כסטנדרט, אימוץ דרכי עבודה גמישות יהיה הכרחי עבור חברות שרוצות למשוך ולשמור כישרונות.
לכן 2023 תראה התמקדות מחודשת בפגישות ואירועים פנימיים. למרות שהם עשויים שלא לייצר לידים או להניב הכנסות ישירות, הם ימלאו תפקיד חיוני בשמירה על מעורבות, מרוצים ומוטיבציה של העובדים.
טיפ עליון: המעבר לעבודה היברידית וגמישה פירושו שאנשי מקצוע של פגישות ואירועים יצטרכו לחשוב בצורה אסטרטגית אילו פורמטים של אירועים – אישיים, וירטואליים או היברידיים – יהיו היעילים ביותר עבור הצוותים שלך. פגישות מסוימות, כגון הדרכה מעשית, יצטרכו להיות אישית, בעוד פגישות וירטואליות יכולות לעבוד היטב עבור אימון שגרתי.
לחלופין, היברידית עשויה להיות חיונית לאירועים כמו SKOs, שבהם גישה וירטואלית אפשרית עבור אלה שעובדים מרחוק.
7. אירועים שעוצבו עם ESG בראש
עם מדיניות ESG (סביבתית, חברתית וממשל) המדגימה מחויבות של חברה לנושאים מרכזיים כמו קיימות וגיוון, גורמים אלו יהפכו חשובים עוד יותר בכל היבט של עיצוב אירועים.
8. בנייה מחדש של קשרי שותפים וספקים
נוף האירועים משתנה במהירות. מול מחסור בכוח אדם ומערכת מורכבת יותר של דרישות אירועים, מארגני אירועים יצטרכו להסתמך על צוותים מורחבים של ספקים ושותפים שיעזרו בביצוע האירועים שלהם.
משמעות הדבר היא עבודה עם השותפים הנכונים למקור מקומות ובניית קשרים עם ספקים וספקי טכנולוגיה כאחד כדי לספק חוויות אירוע מרתקות.
טיפ עליון: בנוף המורכב הזה, הכשרה וחינוך מתמשכים יהיו המפתח להתקדמות העקומה ולהעלאת כישוריך.
9. יהיה צורך באיחוד טכנולוגי
כדי להשיג יעילות רבה יותר, להפחית עלויות ולהגביר את הנראות בכל הפגישות והאירועים שלהן, חברות יחפשו לאחד את הטכנולוגיות שלהן על ידי שילוב ערימת הטכנולוגיה שלהן.
ערימה טכנולוגית משולבת פירושה שאתה יכול לאחסן את נתוני האירועים שלך במקור אחד של אמת. זה גם מקל על זרימת הנתונים בין מערכות פנימיות, כגון שיווק/CRM, משאבי אנוש, מערכות פיננסים ועוד.
זה לא רק מספק תצוגה הוליסטית של כל תוכנית הפגישות והאירועים שלך, אלא הוא גם מאפשר לך לתקן ולאכוף מדיניות גלובלית בכל הארגון שלך ומשפר את הדיווח.
טיפ עליון: ודא שנתוני האירועים שלך אינם מושתקים ממערכות פנימיות אחרות. השתמש בפלטפורמת אירועים חזקה [1] שיכולה להשתלב עם מערכות הליבה שלך כדי ליצור מקור יחיד של אמת ולשפר את המדידה.
2023: שנה אופטימית לאירועים
2023 נראית כשנה מבטיחה לפגישות ואירועים. החזרה החזקה של אירועים אישיים, בשילוב עם הזדמנויות למינוף נתונים ודיגיטציה לשיפור היעילות, פירושה שמארגני אירועים מצוידים יותר לספק אירועים מרתקים המוכיחים החזר ROI.