כשאתה חושב על אירועי חוצות, אתה בוודאי חושב על: פסטיבלים, ירידים וימים שטופי שמש עמוסים בזיכרונות מהנים ומעולים.
מה שאולי לא חושבים עליו: פגישות וכנסים מקצועיים יכולים גם להפיק תועלת מאוויר צח, יכולת מוגברת וקלות גישה. שלא לדבר על החופש שיש לך לפרוס את המפות שלך ולהפעיל חללים שונים. אין קירות, אין מגבלות!
הגדרות חיצוניות יכולות להיות דרך מצוינת לעלות רמה בכל סוגי האירועים, כמו:
- כל הידיים של החברה
- נסיגות מנהלים
- מפגשי נטוורקינג
- אירועי גיבוש צוותים
- שווקים או חללי מציגים
- גיוסי כספים
- חינוך וסדנאות
- חגיגות
וגם המון אחרים! אם אתם מחפשים רעיונות לחתונה בתקציב נמוך, מצאו אותם כאן.
אבל, בואו נהיה כנים. כשאתה חושב על אירועים בחוץ, אתה עשוי לחשוב גם: סיכון.
מקומות מקורים מגיעים לעתים קרובות מתוכננים מראש, עם תהליכים אמינים, טונות של שירותים, וללא שאלה של גשם או ברק. יש לתכנן אירועי חוצות ל-T כדי להבטיח שלא יהיו הפתעות לצוות או למשתתפים – אבל אל דאגה.
עם עשרת השיקולים האלה, אתה תהיה מוכן לכבוש סיכונים ולהגיד שלום לחיק הטבע.
1. יש תוכנית גיבוי
נשמע בסיסי מספיק אבל לעתים קרובות מתעלמים מהיסוד הזה. תאריכי גשם לאירועי חוצות היו בעבר נוהג מקובל. בשל הקושי בתיאום לוחות הזמנים, הם יצאו מגדרם. יכול להיות שהגיע הזמן להחיות את התרגול הזה מכיוון ששום דבר לא מרטיב את הרוחות יותר מאשר לבלות בחוץ כשהם סחוטים.
גישה אחת לתוכנית גיבוי היא סדר יום גמיש. תזמן את מרכיב החוץ לבוקר או, לאירוע חוצות מרובה ימים, תזמן אותו ליום 1. אם אמא טבע לא משתפת פעולה, אז אתה יכול להחליק את המנות בחוץ לשעות אחר הצהריים או יום אחר.
2. בחר מיקום עם מקומות בפנים ובחוץ
דוגמאות מצוינות כוללות מקום חיצוני שיש בו בקתה, אמפיתיאטרון מקורה או אודיטוריום. שמור את השטח הזה והשתמש בו כגיבוי במקרה של גשם.
כמה פעמים, החברה שלי תכננה ארוחות ערב על החוף לאירועי חברה ביעדי שמש. למרבה הצער, מלונות ואתרי נופש אינם מסוגלים "להסתובב על אגורה". פעמיים הצלחנו לבחור מקומות מקורים ללא קיר רביעי. זה סיפק נוף נהדר של החוץ כך שהמשתתפים קיבלו את הטוב משני העולמות ונשארו יבשים.
3. בצע בירורים לגבי עוצר וקבל אישורים
בהתאם לקרבתם לאזורי מגורים, בחלק מהמקומות החיצוניים עשויים להיות עוצר כדי להגביל את ההפרעה לתושבים המקומיים. הקפד לברר על עוצרים ולבנות חוצץ לאירוע החיצוני שלך. אם אתה מפגר בלוח הזמנים, ייתכן שתצטרך לסיים את האירוע לפני השלמת סדר היום המלא. כמו כן, הקפד לבדוק אם תצטרך לקבל אישור כדי לארח את האירוע שלך בחוץ.
4. הקפידו על סידורי כיסוי מגן
הביטוי "לרוץ לכיסוי" משמש לעתים קרובות כדי להתייחס לתגובה לגשם פתאומי. בימים חמים או במקומות עם טמפרטורות קיצוניות, כמו המדבר, חשוב לא פחות לספק כיסוי והגנה מפני השמש.
שקול חופות מעל שולחנות או מרקיזה. זכור, לא ניתן להזמין מרקיזות ברגע האחרון. מתכנני אירועים צריכים להזמין אותם מראש והם צריכים להיות ערוכים ומוכנים לצאת לדרך.
5. לספק תחנות הידרציה
עבור אירועי מזג אוויר חמים (במיוחד כאלו הכוללים אלכוהול) חשוב לספק מספיק תחנות הידרציה למשתתפים. כדי למזער את ההשפעה הסביבתית של האירוע שלך, בחר להימנע מבקבוקי מים חד פעמיים מפלסטיק. במקום זאת, ספקו שפע של עמדות מילוי וכלול בקבוק מים ממותג בתיק הבגדים לאירוע. אתה יכול להציע זאת לנותני החסות שלך עבור הכנסה נוספת.
6. בעונות מעבר, בקשו מהמשתתפים להגיע מוכנים לשינויים בתנאי מזג האוויר
לדוגמה, באביב ובסתיו, הזכירו להם שמזג האוויר יכול להשתנות בפתאומיות אז בקשו מהם להביא מגפיים, ז'קטים חמים, כובעים, כפפות, גרביים נוספות ושקית ניילון עבור פריטי לבוש רטובים.
7. שמור בהישג יד ערכת חירום
כאשר מתכננים אירועים בחוץ, הדבר מגדיל את מספר הדברים שעלולים להשתבש. אז הקפידו להתכונן לבלתי צפוי. כנסו לחנות הדולר וקחו עוד קרם הגנה, דוחה חרקים, אפטר ביס, מטריות ופנצ'ו גשם. הזכירו למשתתפים לארוז זוג גרביים נוסף ושקית ניילון ללבוש רטוב. שמור אפי-פן בהישג יד למקרה שמישהו ייעקץ על ידי חרק.
8. בחרו פעילויות שיעבדו היטב בין אם הן משמשות בתוך הבית או בחוץ
אין דבר גרוע יותר מלהתלהב לקבוצה מהפעילות ואז לבטל אותה. כך למשל, לחברה שיוצרת אירועי חוצות המפגישה קונים עם ספקים הייתה על סדר היום תחרות של ארמון חול. המשתתפים ממש ציפו לזה.
כשהגשם הגיע הוא בוטל וההחלפה הפנימית לא הייתה כל כך מושכת. עם תכנון קפדני, ניתן היה למצוא גישה להכנסת אירוע זה לבית או שניתן היה לבחור פעילות שהייתה פחות תלויה במזג האוויר.
בעזרת תכנון קפדני, מתכנני אירועים [1] יכולים להימנע רבות מהמלכודות של אירועים בחוץ ולהבטיח שכולם ייהנו.
9. בקשו מהמשתתפים להודיע על אי נוחות מיידית ולהיות מוכנים לשנות את התוכנית שלכם
פעם ארגנתי אירוע באביב שכלל מדורה בחוץ. היה מספיק חם אבל, למרבה הצער, כשהגענו לבור האש בערב, האדמה הייתה רטובה. המשתתפים התבקשו ללבוש מגפיים וגרביים חמות, אך למרות התזכורות שלנו, רבים הופיעו עם נעלי ריצה בלבד.
במקום להקשיח את זה כשכל כך הרבה אנשים לא היו מוכנים, התוכנית הטובה יותר הייתה לתת לאנשים הזדמנות להחליף את ההנעלה והגרביים הרטובים שלהם ולצאת לטרקלין עם אח ששמרנו כגיבוי.
כל הטיפים הללו יעבדו במקביל להצלת אירועים בחוץ ויבטיחו שהמשתתפים ייהנו מהאירוע וילכו הביתה ברוח טובה.
10. בדקו אם המקום שלכם נגיש לכולם
זה לא משהו שמופיע לעתים קרובות ברשימות אבל חשוב לקחת בחשבון את כל המשתתפים שלך וצרכי הנגישות שלהם. האם המקום שאתה בוחר יכול לספק התאמות סבירות לכלול משתתפים עם מוגבלויות הן בפנים והן בחוץ?
- חניה כולל מפרצי נכים או חדר מתאים מסביב לכל מקום חניה לגישה
- מסלולים נגישים וברורים: שטח לא אחיד או רך כמו שדות דשא יכולים להיות מאתגרים
- שילוט ברור וקבוע, בגופן sans-serif
- אזורים שקטים ומקורות עם מקומות ישיבה וקצת פרטיות
- צוות מאומן היטב שלובש מדים ניתנים לזיהוי
אירועים בחוץ הם דרך מצוינת לקרב את המשתתפים בבטחה תוך שהם מציעים להם חוויה אחרת. חשוב לקחת בחשבון את כל הגורמים המשותפים כדי ליצור חוויה בלתי נשכחת עבור המשתתפים שלך. אם אתה רוצה לגרום לקהל שלך להיות מעורב, תוכל גם ללמוד עוד על אסטרטגיות ניהול אירועים כאן.